Am 14. September 2026 hat Golem die Ergebnisse einer automatisierten Untersuchung von 4.957 öffentlich abrufbaren PDF-Dateien veröffentlicht. In rund einem Prozent der deutschen Dokumente ließ sich hinter dem schwarzen Balken Text rekonstruieren – vollständige Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Dateipfade. In einem Einzelfall waren es 83 geschwärzte Passagen mit wirtschaftlichen und verfahrensbezogenen Inhalten.

Für einen Betrieb mit 20 bis 80 Mitarbeitern ist das kein abstraktes Behördenproblem. Wer eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Akte an einen Kunden, eine Behörde oder einen Partner weitergibt, schwärzt. Und genau hier passiert der Fehler: Der schwarze Balken deckt ab, löscht aber nicht. Der Text darunter bleibt markierbar, durchsuchbar, in den Metadaten, in der OCR-Textebene, in Kommentaren. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte weist darauf hin, dass in solchen Fällen eine Meldung nach Artikel 33 DSGVO fällig wird. Wer das nicht weiß, merkt es erst, wenn der Empfänger den Namen kopiert und in der eigenen Datenbank findet. An dieser Stelle würde ich nicht auf „das passiert uns nicht" setzen.

Was ein schwarzer Balken technisch nicht tut

PDF-Dateien sind mehr als digitale Papierseiten. Eine Seite kann sichtbaren Text, Bilder, Vektorgrafiken, Formularwerte, Kommentare, Ebenen, eingebettete Dateien und eine unsichtbare Textebene der optischen Zeichenerkennung enthalten. Hinzu kommen Dokumenteigenschaften wie Autor, Titel, Stichwörter oder Zeitstempel. Ein Rechteck über einer Textzeile verändert zunächst nur die sichtbare Darstellung. Das Textobjekt in der Datei bleibt. Adobe behandelt Schwärzung und Bereinigung deshalb als getrennte Funktionen: Die Schwärzung entfernt ausgewählte sichtbare Inhalte, die Bereinigung richtet sich an verborgene Daten wie Metadaten, eingebettete Inhalte oder Skripte. Die britische Datenschutzbehörde ICO warnt ausdrücklich vor Balken über weiterhin vorhandenem Text.

Die Golem-Recherche liefert konkrete Zahlen: Bei mehreren Behörden rekonstruierten die Forscher 39 personenbezogene oder technische Angaben aus eigentlich geschwärzten Bereichen – elf vollständige Namen, neun Adressen, sechs E-Mail-Adressen, fünf Telefonnummern, vier Angaben zu Speicherorten und Dateipfaden, zwei Websites. Zwei weitere E-Mail-Adressen waren nicht im sichtbaren Dokument enthalten, sondern in den PDF-Metadaten gespeichert. Die eine Behörde, die aus dem Datensatz herausstach, hatte 83 rekonstruierbare Passagen: 44 mit wirtschaftlichen oder geschäftlichen Inhalten wie Kostenstrukturen und Konditionen, 39 mit rechtlichen beziehungsweise verfahrensbezogenen Angaben. Die Analyse basierte auf einem auf PDF.js aufbauenden Werkzeug, Verdachtsfälle wurden anschließend manuell überprüft.

Ein weiterer Punkt, den die Sächsische Datenschutzbeauftragte betont: Wer ein Office-Dokument schwärzt und es im Originalformat (.docx) weitergibt, riskiert, dass die Änderungshistorie und ausgeblendete Kommentare wiederhergestellt werden. Speichern oder exportieren statt umbenennen – das ist der Unterschied.

Was jetzt zu tun ist

1. Verwenden Sie eine Funktion, die Inhalte tatsächlich entfernt, nicht eine, die sie abdeckt. In Adobe Acrobat Pro heißt das: „PDF-Datei schwärzen" mit anschließender „Bereinigung ausgeblendeter Informationen". In LibreOffice: „Redigierter Export" statt „Direktes Exportieren als PDF". In der Mac-Vorschau: das Redigierungswerkzeug, nicht der Zeichenstift. Eine bloße Markierung ist noch nicht das fertige Ergebnis.
2. Prüfen Sie die gespeicherte Versanddatei, nicht die Bearbeitungsansicht. Öffnen Sie die Datei neu, suchen Sie nach den entfernten Angaben, versuchen Sie, Text an den geschwärzten Stellen zu markieren und in einen Texteditor zu kopieren. Kontrollieren Sie zusätzlich Dokumenteigenschaften, Kommentare und Anhänge. Bei gescannten Dokumenten: Die unsichtbare OCR-Textebene ist ein eigener Suchraum.
3. Minimieren Sie die Begleitdaten. Der Dateiname „Kündigung_Maria_Musterfrau.pdf" macht jede Mühe zunichte. Neutrale Benennung, keine vertraulichen Angaben im Begleittext, keine namentliche Nennung in der Arbeitsanweisung. Das gilt auch, wenn die Datei an einen KI-Dienst geht.

Wenn Sie bei der Prüfung Ihrer Dokumentenabläufe unsicher sind, ob die eingesetzte Software tatsächlich entfernt oder nur abdeckt, melden Sie sich gern – das ist ein Thema, bei dem ein kurzer Blick in die Konfiguration mehr bringt als ein ganzer Nachmittag Suchen.